案例 | 家具采购是否应该提供样品？

关键词

样品；尺寸；评审

案例回放

某集中采购机构受某高校委托，就学生公寓家具进行公开招标，预算超过2000万元，采购内容包括公寓床、公寓椅、学习桌登、组合柜等等，其中包含不少的非标家具。该项目采购家具种类较多，制作要求较高，部分家具不能从书面主观判断并确认其是否满足采购需求，因此，本项目采购人要求投标供应商递交部分重要家具的投标实样。招标文件中设置了实样评分项，满分19分，未递交实样的实样评分为0分。招标文件明确要求递交投标实样和主要产品的检测报告，并将制作实样的尺寸、外观、材质、制造工艺、功能以及检测报告等作为评分项。

招标公告发布后， 项目因其规模和重要性，吸引了众多供应商的关注，其中A和B供应商分别对招标文件提出了质疑。A公司要求取消样品的评审，其理由是本项目设置了不少家具样品，提交样品的要求较高，供应商制作的成本、运输费用都不是一笔小数目，为改善营商环境，宜取消样品的评审；B供应商则提出取消制作的实样尺寸评审项目，理由是样品的规格尺寸非交付产品的实际规格尺寸，不宜将实样规格尺寸的偏离误差进行限制，而且专家现场评审的测量也不一定精准。集采机构和采购人沟通后，统一了意见，一是不取消样品的评审；二是优化和调整样品评审重点，将制作实样的外观、材质、制造工艺、功能以及检测报告等作为样品评分项，取消了样品尺寸的评审，为防止扯皮，招标文件中明确：样品尺寸虽允许波动，但投标人仍需按照招标文件要求的尺寸进行生产，不得影响交付的质量和精度。

问题引出

设置样品评审是否有必要？样品的尺寸能否作为评审因素？

专家点评

一般来说，家具类采购可以要求提供样品。根据《政府购买货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号），不要求提供样品是通常的情况，要求提供样品是例外的情况，能不要求提供样品的就尽量不要求供应商提供，能使用小样的就不要求提供大样。一般是一些无法通过书面投标文件直接判断产品是否符合采购需求的项目，例如家具、服装、印刷等对材质要求较高或直接影响产品最终质量的采购产品，可以要求供应商提供样品。

家具类的产品，大多都是非标设备，供应商需要在投标截止时间前，投入大量开发模具费用，针对标书要求和技术细节定制投标样品，设置过多样品不妥，必将抬升投标成本。本项目并没有要求每一种物品都提供样品，而只是要求提供关键产品的样品，也即是一些无法通过书面投标文件直接判断的产品要求提供样品，这是合理合法的。

在本项目的采购流程中，样品评审作为一个重要的环节，虽然确保了采购产品的质量，但确实也带来了操作上的复杂性，并增加了投标人的成本。然而，若取消样品评审，可能会对产品的质量和采购人的履约验收产生不利影响。

另外，优化和调整样品评审重点是有必要的。首先，考虑到对于样品尺寸，如果评审专家只是简单的围观、测量外形尺寸，并无必要；其次，考虑到供样品的规格尺寸并非交付产品的实际规格尺寸，取消对样品尺寸的严格评审，对供应商依据采购需求规格尺寸的要求交付最终产品并无实则性的影响；最后，针对本项目供应商反映的样品规格非标，以及对样品尺寸误差不宜作为评审的意见，这也是值得重视的问题。综合考虑到以上原因，集采机构和采购人研究后，将样品的评审重心放在产品的工艺、外观、力学性能功能、材质、制造工艺以及检测报告上。以上这些方面更能反映产品的实际质量和实用性，且对投标人的成本和时间要求相对较低，为防止扯皮，可以在招标文件中规定，样品尺寸虽允许波动，但投标人仍需按照招标文件要求的尺寸进行生产，不得影响交付的质量和精度。

综上所述，提供样品的本意是便于评标委员会或招标人更直观的接触和判断采购标的，但是提供样品的同时增加了投标人的投标成本，和采购人的采购工作量。具体操作中，采购文件不仅应该明确样品自身参数内容和要求，还应明确评标委员会对哪些指标进行现场评审。如果只是简答描述为“现场提供样品评审”之类，不逐条写明需要具体的评审内容，不仅会导致评审尺度不一致，还容易产生质疑。例如，有些供应商的样品材质不符合招标要求，但是由于评审专家现场无法判断以至通过了评审。在履约阶段，供应商就坚持认为供货产品和投标样品一致，这是评审专家都认可的，采购人应予以验收。

法规适用

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第二十二条