【收藏】一文读懂政府采购全流程

政府采购活动的全过程从预算的编制开始，直到档案的管理归档结束，具体包括这么几个步骤：

政府采购的基本要求是必须要有预算，有预算才能采购，没有预算是不能进行采购的。政府采购也有一些特殊的规定，像对一些连续性的服务采购，如物业、软件、运维等服务，服务商必须要连续负责一段时间，如果更换服务商可能会极大影响服务的质量。对这类需要连续性服务的项目，政府采购也有一个特殊的规定，即只要在预算能够保障或者能够落实的情况下，可以一次性签订履约期限不超过三年的政府采购合同。

对于这类具有连续性服务需求的采购项目，只要落实了一年的采购预算，那么第二年、第三年的预算也要得到预算主管部门的事先认可。当然，这个预算是否能够获批也不能保证，因为政府采购的预算制定是一件严肃的事情，不由某一机构、个人说了算，要经过严格的程序、经过人大的批准才能够最终确定。而政府采购的第一项工作，就是要把预算落实下来。预算落实以后，也不能马上开始政府采购，还要公开采购意向。

其主要目的就是为供应商提供一个项目的基本情况信息，使得供应商可以及时追踪采购项目。因为采购人在进行项目采购时，也有寻源的需求。如果在需要采购时，再以公告或者以其他的形式进行邀请，供应商的选择范围可能就会变得有限。如果事先公开采购意向，供应商就可以事先获知采购的相关的信息，尽早与采购人进行交流，为供需双方提供更好的采购环境。采购意向公开要求是尽早，越早越好，只要是采购预算一经下达，采购人就可以把采购意向进行公开。

公开的采购意向，可能会和实际的采购项目产生一些差别。如公开时的采购数量，在实际采购时可能会根据需求进行调整，预算资金也会进行调整。公开采购意向的内容不是一个最终的数字，最终的数字应该是以采购公告或者采购文件公布的内容为准。如一些特殊的项目，没有进行采购意向公开，那么在进行采购的时候，采购公告的发出时间就不能晚于采购意向公开的30日，也就是还要补做采购意向公开这项工作，在采购意向公开30日后，才能开展采购活动。如果是公开招标，在采购意向公开后30天才可以发采购公告；如果是竞争性谈判，在采购意向公开30天后，才可以去邀请供应商。

采购需求管理是开展政府采购的一个基础性工作，要根据采购预算来编制采购需求。采购需求要落实国家政府采购的标准，根据采购预算对采购需求进行科学的论证，科学地提出技术、商务服务等要求。在提出采购需求以后，还要根据采购需求的实际来制定采购实施计划。

采购实施计划，就是采用什么样的采购方式进行采购，采用什么样的评审方法，规定什么样的供应商资格条件，评审因素怎么确定，采购合同如何拟定，供需双方的责任、权利和义务怎么进行分配等，还要对采购过程中可能遇见的风险进行事先的预判。制定的采购需求还要进行相关论证，论证需求是否合理，是否能够满足政府采购的预算，是否落实了政府采购的政策，是否构成了竞争，有没有违反《政府采购法》的相关规定，比如指定品牌、指定型号，或以不合理的条件限制供应商等情形。采购需求管理，是保证政府采购活动能够合法顺利实施的一个前提条件。

实施采购包括自行采购及委托采购代理机构进行采购。如果是委托采购代理机构进行采购，还分为委托集中采购机构进行采购和委托社会代理机构进行采购，这也涉及到采购的标的是否属于集中采购目录以内的产品。如果采购标的属于集中采购目录以内的产品，那么应该要委托集中采购机构进行采购。如果标的不是集中采购目录以内的，是属于集中采购目录以外的、采购限额标准以上的采购项目，采购人可以自行采购，也可以委托社会代理机构进行采购，或委托集中采购机构进行采购。

采购完成以后就要进行合同的履行，这是政府采购中一个非常重要的环节。在政府采购活动中经常会出现这样的一个情形，就是“重采购、轻履约”。采购的时候监督或管理非常到位，但是履约的时候就成了短板。比如供应商是否按时交货、产品质量是否得到了验收、产品是否符合合同规定的质量标准等，可能得不到很好的落实。这是政府采购合同履约中需要加强控制的，也就是要加强风险管控。

在支付资金时，要根据政府采购相关的要求及时进行支付，不能拖欠供应商的资金。支付资金时要按国家的相关规定支付，对于由政府直接支付的资金，应该向有关的财政部门进行请款，如果有些资金由采购人直接支付，且相应资金已经到了采购人的账上，采购人就可以根据自己的情况，按照合同规定及时进行支付。

合同执行完成以后，要对合同的履行进行验收。必要时可以邀请有关的专业机构参与验收，除了专业机构以外，还可以聘请一些专家进行验收，特殊情况下，也可以请其他的供应商共同参与验收。这里的供应商指的是未中标供应商，也就是其他的参与政府采购活动的相关供应商。在请其他相关供应商参与验收时，要特别注意做好中标供应商的商业机密保密工作。如果要邀请其他未中标供应商参加验收，需要在招标或者采购时做出事先约定。

在合同验收结束以后，还需要进行绩效评价。绩效评价主要是对政府采购全过程是否达到了采购的需求、是否满足采购立项时所确立的采购目标、能不能完成政府采购所需要达到的一些功能、采购的资金怎么样、有没有超出预算、有多少节资率等等进行评价。开展绩效评价的目的，一是总结过去，二是完善未来，就是在将来继续开展相关的政府采购活动时，要怎样进一步提高政府采购的效果。

最后一项工作，就是要做好政府采购的档案管理。《政府采购法》专门明确，政府采购相关的采购文件，包括采购预算、采购实施计划、采购信息公开的内容、采购相关的公告信息、招标文件、投标文件、评标报告、澄清文件、采购合同、采购过程中变更采购方式的相关规定、财政部门关于采购的一些特殊批复等等，都是属于采购文件的组成部分。按照《政府采购法》的规定，要做好这些相关采购文件的档案管理，还要按规定进行归档，它的保存期限是15年。当然，采购文件也可以采用电子的方式进行保管，不一定都是纸质的方式。